6 Lösungen für einen reibungslosen Übergang zur E-Rechnungspflicht
Für viele Unternehmen bedeutet die Einführung der E-Rechnungspflicht weit mehr als eine rein technische Umstellung. Sie zwingt dazu, lange verschobene Digitalisierungsmaßnahmen in die Praxis zu überführen. Wer diesen Wandel strategisch angeht, erfüllt nicht nur gesetzliche Vorgaben, sondern kann zugleich Prozesse beschleunigen, Fehler verringern und die finanzielle Übersicht verbessern.
Entscheidend für eine erfolgreiche Umstellung ist nicht ausschließlich die Wahl einer passenden Software. Ebenso wichtig ist das Zusammenspiel der eingesetzten Werkzeuge sowie die Vorbereitung der beteiligten Mitarbeitenden. Die folgenden sechs Lösungen unterstützen Unternehmen dabei, die E-Rechnungspflicht umzusetzen und den Schritt zugleich für eine umfassendere Digitalisierung zu nutzen.
1. Sage: Software für Buchhaltung und E-Rechnungen
Sage bildet die Grundlage für einen rechtssicheren Prozess rund um elektronische Rechnungen. Die Software verarbeitet die in Deutschland vorgeschriebenen Formate ZUGFeRD und XRechnung, unterstützt den unmittelbaren elektronischen Versand und Empfang von Rechnungen und sorgt dafür, dass Belege GoBD-konform bearbeitet sowie archiviert werden.
Statt Rechnungen manuell zu erstellen, als PDF zu versenden und anschließend getrennt in der Buchhaltung zu erfassen, können Unternehmen mit Sage den Ablauf automatisieren. Von der Erstellung über die Übermittlung bis zur Verbuchung wird der Prozess durchgängig digital abgewickelt. Für Unternehmen, die aktuell auf E-Rechnungen umstellen, schafft Sage damit einen zentralen Ausgangspunkt.
Warum das wichtig ist: Mit Sage lassen sich E-Rechnungen von Beginn an rechtskonform erstellen, verarbeiten und archivieren, ohne zusätzlichen manuellen Aufwand zu verursachen.
2. Miro oder Lucidchart: Plattformen zur Prozessvisualisierung
Bevor E-Rechnungsprozesse technisch eingeführt werden, sollten Unternehmen ihre vorhandenen Abläufe sichtbar machen und verbessern. Wo trifft eine Rechnung ein? Wer kontrolliert sie? Wer erteilt die Freigabe? Auf welchem Weg gelangt sie in die Buchhaltung und anschließend ins Archiv?
Mit Plattformen wie Miro oder Lucidchart können Teams diese Abläufe gemeinsam abbilden, Schwachstellen identifizieren und künftige digitale Prozesse planen, bevor die technische Umsetzung startet. Eine sorgfältig entwickelte Prozesslandkarte verhindert, dass neue Software auf bereits ineffiziente Strukturen trifft.
Warum das wichtig ist: Auch die beste technische Lösung kann ihren Nutzen nur dann vollständig entfalten, wenn die zugrunde liegenden Abläufe eindeutig definiert und effizient gestaltet sind.
3. Vanta oder Secureframe: Plattform für Compliance und Datensicherheit
Je stärker Rechnungsprozesse digitalisiert werden, desto höher werden die Anforderungen an Compliance und Datensicherheit. Unternehmen, die elektronische Rechnungen empfangen, bearbeiten und archivieren, müssen gewährleisten, dass ihre Prozesse die Vorgaben der DSGVO und der GoBD erfüllen.
Lösungen wie Vanta oder Secureframe unterstützen Unternehmen dabei, Sicherheitsstandards strukturiert umzusetzen, dauerhaft zu überwachen und für Audits nachvollziehbar zu dokumentieren. Sie machen transparent, welche Anforderungen bereits erfüllt sind und in welchen Bereichen noch Maßnahmen erforderlich sind.
Warum das wichtig ist: Digitale Rechnungsabläufe verarbeiten sensible Finanzdaten. Ein systematischer Ansatz für Datensicherheit und Compliance reduziert Risiken und stärkt das Vertrauen von Geschäftspartnern.
4. Pleo: Lösung für Unternehmensausgaben
Neben dem Versand und Empfang von Rechnungen ist die digitale Erfassung von Belegen für laufende Geschäftsausgaben für viele Unternehmen eine Herausforderung. Pleo stellt Mitarbeitenden Firmenkarten zur Verfügung und ermöglicht, Belege direkt am Ort der Ausgabe automatisch digital zu erfassen.
Die erfassten Informationen werden unmittelbar an die Buchhaltungssoftware übergeben. Dadurch bleiben Ausgaben jederzeit nachvollziehbar, kategorisiert und für Betriebsprüfungen dokumentiert. Im Zusammenhang mit der E-Rechnungspflicht trägt Pleo dazu bei, auch die Eingangsseite von Belegen vollständig digital abzubilden.
Warum das wichtig ist: Die vollständige digitale Erfassung von Ausgabenbelegen ergänzt die E-Rechnungspflicht auf der Eingangsseite und ermöglicht ein durchgängig digitales Belegwesen.
5. Zapier oder Make: Plattform für Workflow-Automatisierung
Die Einführung elektronischer Rechnungen kann zugleich genutzt werden, um weitere manuelle Schritte in der Rechnungsverarbeitung zu automatisieren. Plattformen wie Zapier oder Make verbinden Prozesse über verschiedene Systeme hinweg, ohne dass dafür Programmierkenntnisse notwendig sind.
So kann ein eingehender Rechnungsbeleg automatisch kategorisiert, zur Freigabe an die zuständige Person weitergeleitet und nach der Genehmigung direkt an die Buchhaltung übermittelt werden. Vorgänge, für die zuvor mehrere manuelle Arbeitsschritte erforderlich waren, lassen sich künftig automatisiert und nachvollziehbar durchführen.
Warum das wichtig ist: Automatisierte Abläufe senken den manuellen Aufwand in der Rechnungsverarbeitung deutlich und reduzieren Fehler bei wiederkehrenden Prozessen.
6. Lexoffice oder DATEV Unternehmen Online: Plattform für die Steuerberater-Zusammenarbeit
Die Umstellung auf E-Rechnungen verändert auch die Zusammenarbeit mit Steuerberatern. Plattformen mit direkter digitaler Anbindung an die Steuerkanzlei ermöglichen den Austausch von Belegen und Rechnungen zwischen Unternehmen und Steuerberater ohne Medienbruch.
DATEV Unternehmen Online ist in Deutschland besonders weit verbreitet und ermöglicht es Unternehmen, Belege direkt in das System des Steuerberaters hochzuladen. Das reduziert den Zeitaufwand, verringert Rückfragen und trägt dazu bei, dass steuerlich relevante Unterlagen vollständig verfügbar sind.
Warum das wichtig ist: Eine funktionierende digitale Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ist ein oft unterschätzter, jedoch wesentlicher Bestandteil eines verlässlichen E-Rechnungsprozesses.
Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht
Ist eine vollständige Erneuerung unserer IT-Infrastruktur erforderlich, um die E-Rechnungspflicht zu erfüllen?
Nein. In den meisten Fällen genügt es, die vorhandene Buchhaltungs- oder ERP-Software auf eine Version zu aktualisieren, die die gesetzlichen Formate unterstützt, oder zu einer konformen Lösung zu wechseln. Maßgeblich ist, dass die verwendete Software ZUGFeRD und XRechnung verarbeiten kann und eine GoBD-konforme Archivierung sicherstellt.
Welcher Zeitraum ist für die Umstellung auf E-Rechnungen üblicherweise einzuplanen?
Wenn die eingesetzte Software bereits konform ist oder kurzfristig angepasst werden kann, lässt sich die technische Umstellung normalerweise innerhalb weniger Wochen umsetzen. Häufig liegt der größere Aufwand jedoch in der Anpassung interner Prozesse und der Schulung von Mitarbeitenden. Unternehmen, die früh beginnen, haben deutlich weniger Stress als Unternehmen, die bis zur letzten Frist warten.
Wie werden Rechnungen von ausländischen Lieferanten behandelt, wenn diese keine E-Rechnungen ausstellen können?
Die E-Rechnungspflicht betrifft zunächst inländische B2B-Transaktionen zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland. Für Rechnungen ausländischer Lieferanten greifen die deutschen Anforderungen nicht in derselben Form. Dennoch ist es sinnvoll, auch in diesen Fällen digitale Abläufe einzusetzen, damit die Belegverarbeitung einheitlich und effizient bleibt.
Wie steht die Sicherheit elektronischer Rechnungen im Vergleich zu Papierrechnungen?
Bei einer korrekten technischen Umsetzung sind elektronische Rechnungen sicherer als Rechnungen auf Papier. Digitale Signaturen gewährleisten sowohl die Authentizität des Absenders als auch die Unversehrtheit der Inhalte. Außerdem werden sie in zertifizierten Archivsystemen unveränderbar gespeichert und können nicht ohne Weiteres verloren gehen oder zerstört werden.
Betrifft die E-Rechnungspflicht auch Kleinunternehmer gemäß Paragraph 19 UStG?
Kleinunternehmer nach Paragraph 19 UStG sind grundsätzlich nicht verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen, weil sie keine Umsatzsteuer ausweisen. Sie müssen jedoch elektronische Rechnungen von Geschäftspartnern empfangen können. Deshalb empfiehlt es sich auch für Kleinunternehmer, eine konforme Lösung einzusetzen.